Privacystatement Seniorlines

OnderzoekSeniorlines
Versienummer2.0
Datum01-08-2018
Hoofdonderzoeker/ uitvoerder)S.E.J.A. de Rooij
s.e.j.a.de.rooij@umcg.nl
Contactgegevens uitvoerende organisatie:Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG)
Universitair Centrum Ouderengeneeskunde (UCO)
Hanzeplein 1
Postbus 30 001, HPC AA43
9700 RB Groningen
Nederland

1. Inleiding

Seniorlines is een onderzoek dat wordt uitgevoerd binnen het UMCG. Bij deelname aan wetenschappelijk onderzoek worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee personen direct of indirect te identificeren zijn. Voorbeelden zijn namen, adressen en telefoonnummers. De persoons- en andere gegevens die verzameld worden voor Seniorlines staan beschreven in een apart bestand met een beschrijving van onderzoeksgegevens.  In dit privacy statement staat hoe we bij Seniorlines met de verzamelde gegevens omgaan. Voor het privacy statement van het UMCG klik hier.

2. Grondslag verwerking

Seniorlines is een wetenschappelijk onderzoek in het UMCG. Voor het Seniorlines onderzoek worden gegevens verzameld van wilsbekwame ziekenhuispatiënten van 70 jaar en ouder die opgenomen zijn in het UMCG. Wij doen dit op basis van de eerste grondslag van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in werking is getreden.

2.1. Grondslag ‘Toestemming van de gebruiker’

Wij verzamelen alleen gegevens voor onderzoek als de deelnemer daar schriftelijk toestemming voor heeft gegeven. Wij informeren patiënten zowel mondeling als schriftelijk over Seniorlines. Wanneer een patiënt instemt om mee te doen aan Seniorlines wordt in tweevoud, in bijzijn van de onderzoeksmedewerker, een toestemmingsformulier getekend door de patiënt en de onderzoeksmedewerker. Wanneer een patiënt het  toestemmingsformulier niet wil tekenen, kan niet worden deelgenomen aan het onderzoek. Het toestemmingsformulier wordt apart van de onderzoeksgegevens in een afgesloten ruimte, die alleen toegankelijk is voor de betrokken onderzoekers bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn voor wetenschappelijk onderzoek (zie ook gegevensbeschermingsbeleid).

3. Verplichtingen verwerker

Seniorlines heeft een aantal verplichtingen ten aanzien van de gegevens die wij na toestemming van de gebruiker verwerken. Dit zijn het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten, het verstrekken van informatie over gegevensbeschermingsbeleid en adequate beveiliging  van de verzamelde persoonsgegevens. 

3.1. Register van verwerkingsactiviteiten

Het register van verwerkingsactiviteiten bevat informatie over de persoonsgegevens die we voor Seniorlines verwerken. Wij hebben alle gegevens die we verzamelen voor het Seniorlines onderzoek overzichtelijk weergegeven in een bestand met de beschreven onderzoeksgegevens. Er wordt onderscheid gemaakt in vragen die in de Seniorlines database worden opgeslagen en gegevens die we opvragen voor de administratie van het onderzoek maar die niet worden opgeslagen in de onderzoeksdatabase. Denk hierbij aan persoonsgegevens zoals naam en telefoonnummer. Daarnaast hebben we een bestand beschikbaar waarin we het doel van de verzamelde (persoons)gegevens hebben beschreven en beschrijven we de categorieën van de personen die toegang hebben tot de (persoons)gegevens (zie ook gegevensbeschermingsbeleid). 

3.2. Gegevensbeschermingsbeleid

Seniorlines is een wetenschappelijk onderzoek dat zich richt op de gezondheidstoestand van mensen van 70 jaar en ouder die in het ziekenhuis zijn opgenomen. Het doel van SENIORLINES is de behandeling van mensen van 70 jaar en ouder in de toekomst te kunnen verbeteren. De onderzoekers van SENIORLINES willen meer inzicht krijgen in de gezondheidstoestand en het functioneren van ouderen die in het ziekenhuis zijn opgenomen. Ook willen zij meer weten over hun visie op gezondheid en behandeling. De gegevens die verzameld worden zijn vooraf vastgesteld. De omvang van de vragenlijst staat vast (zie bestand met beschreven onderzoeksgegevens). We verzamelen dus niet meer gegevens dan nodig om onze onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden. 

De onderzoeksgegevens van Seniorlines worden ofwel op papier ingevuld ofwel rechtstreeks ingevuld in een gecertificeerd datamanagement systeem, (Castor EDC). De op papier verkregen ruwe onderzoeksdata worden gecodeerd en in een beveiligd archief bewaard. 

Bij enkele deelnemers wordt voor het onderzoek bloed afgenomen. Deze bloedmonsters worden gecodeerd (zie beveiliging van persoonsgegevens) en tot maximaal een jaar na afname bewaard, waarna ze worden geanalyseerd en vervolgens vernietigd. 

Het Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 454 stelt dat medische gegevens 15 jaar bewaard moeten worden. Omdat Seniorlines onderzoek doet bij patiënten waarbij we gegevens uit het medisch dossier halen, bewaren wij de onderzoeksgegevens 15 jaar na afronding van het. Hiermee voldoen we aan de bewaartermijn die de Nederlandse Gedragscode voor Wetenschapsbeoefening voorschrijft. 

3.3. Beveiliging van persoonsgegevens

De Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) schrijft voor dat degene die wetenschappelijk onderzoek uitvoert er zorg voor draagt dat de persoonlijke levenssfeer van de deelnemer zoveel mogelijk wordt beschermd. Dit betekent onder andere dat het registreren van onderzoeksgegevens anoniem moet plaatsvinden. Om de privacy van onze deelnemers te beschermen krijgen de onderzoeksgegevens een code. Naam en andere gegevens die de deelnemer direct kunnen identificeren worden daarbij weggelaten. Alleen met de zogenaamde sleutel van de code zijn gegevens tot een persoon te herleiden. De sleutel van de code is een document dat alleen voor specifieke betrokken onderzoeksmedewerkers toegankelijk is. Dit sleuteldocument is beveiligd met een wachtwoord. De gegevens die gebruikt worden voor het Seniorlines onderzoek bevatten alleen de code, maar geen namen of andere gegevens waarmee deelnemers kunnen worden geïdentificeerd. De gegevens van SeniorLines die worden gebruikt door onderzoekers die daarmee willen werken, bevatten alleen de code, maar niet de naam of andere gegevens waarmee deelnemers kunnen worden geïdentificeerd. Ook in rapporten en publicaties over het onderzoek zijn de gegevens niet tot personen te herleiden.

4. Rechten deelnemer

Deelnemers van Seniorlines hebben bepaalde rechten ten aanzien van hun privacy over de verzamelde gegevens. Dit zijn het recht om een klacht in te dienen, het recht op inzage, wijzigen, wissen, het recht op informatie en het recht om over te dragen. 

In de informatiebrief over deelname aan Seniorlines is opgenomen dat deelname op vrijwillige basis is en dat mensen zonder opgaaf van reden op ieder moment hun deelname kunnen beëindigen. Wanneer deelnemers van Seniorlines niet tevreden zijn over de procedure tijdens het onderzoek kunnen zij een klacht indienen. Zij kunnen hiervoor terecht bij de onderzoeksmedewerkers, bij de verantwoordelijke arts van het onderzoek, of een arts onafhankelijk van het onderzoek. Er is ook een onafhankelijke klachtenfunctionaris van het UMCG waar mensen met hun klacht terecht kunnen (050 – 361 33 00). Voor algemene informatie over privacy kan contact op worden genomen met de functionaris voor de Gegevensbescherming van het UMCG via privacy@umcg.nl.  

Voor inzage, wijziging en meer informatie over de verzamelde data kunnen deelnemers contact opnemen met de onderzoeksmedewerkers, de verantwoordelijk arts, of een onafhankelijke arts. Dit zelfde geldt voor het overdragen van verzamelde data, bijvoorbeeld aan de eigen huisarts.  Contactgegevens van deze personen staan vermeld elders op deze website en in de informatiebrief. 

5. Cookiestatement

Op de website van Seniorlines wordt enkel gebruik gemaakt van functionele cookies, die gebruikt worden om de website te laten werken. Deze cookies slaan geen persoonsgegevens op.

 

Artikelen

De mensen achter SeniorLines: onderzoeksmedewerker Adriëlla van der Veen

Als onderzoeksmedewerker bij SeniorLines loopt Adriëlla van der Veen, vorig jaar afgestudeerd als b...

De mensen achter SeniorLines: hoogleraar Sophia de Rooij

Sinds haar jeugd was Sophia de Rooij, hoogleraar Interne Geneeskunde aan het UMCG en coördinator va...

De mensen achter SeniorLines: onderzoeker Luka Brouwer

Luka Brouwer, pas afgestudeerd als bewegingswetenschapper, onderzoekt in het kader van SeniorLines w...

De mensen achter SeniorLines: onderzoeker Marlies Feenstra

Voor haar promotieonderzoek bij SeniorLines kijkt bewegingswetenschapper Marlies Feenstra naar het f...

De mensen achter SeniorLines: onderzoeker Carolien Jansen

Carolien Jansen houdt zich bezig met de basis van SeniorLines: data en databeheer. Want alle gegeven...